Çoğu organizasyonda onay süreçleri e-posta, hafıza ve şansla bir arada tutulur. Bir tedarikçi önce Hukuk onayı, sonra Finans onayı, sonra BT kurulumu gerektirir. Ama her adım arasındaki devir, işlerin dağıldığı yerdir.
Bozuk bir onayın anatomisi
Genelde bir e-postayla başlar: 'Bunu inceler misin?' Alıcı üç gün sonra açar. Bir soruyla yanıtlar. Asıl talep eden tatildedir. Başka biri devralır ama bağlamı yoktur. İki hafta geçer. Tedarikçi ne olduğunu sormak için arar.
E-postayı değil, akışı tasarlayın
Yapılandırılmış onay akışları; kimin, hangi sırayla, hangi koşullarda onaylaması gerektiğini ve evet ya da hayır dediğinde ne olacağını tanımlar. Her adımın net bir sahibi, son tarihi ve eskalasyon yolu vardır.
Bir iş akışı orkestrasyon platformuyla bu akışları görsel olarak tasarlarsınız. Ekibinizin halihazırda kullandığı sistemlere bağlarsınız. Ve onaylayanlara nerede olurlarsa olsunlar aksiyon alma imkânı verirsiniz: Slack, e-posta veya mobil bildirim.
Sonuç
Eskiden haftalar süren onaylar artık günler alıyor. Herkes işlerin nerede olduğunu görebiliyor. Ve denetçiler neyin ne zaman kim tarafından onaylandığını sorduğunda, elinizde eksiksiz bir iz var.